Opdateret databehandleraftale – giver fremadrettet mindre bøvl og administration fremadrettet

To år er gået fra indgåelse af de første databehandleraftaler mellem DFF|EDB og vores kunder. En tid der er blevet brugt til blandt andet at opdatere og hente nye underskrifter på reviderede databehandleraftaler flere gange, når der er kommet nye underdatabehandlere grundet introduktion af nye løsninger og andre tiltag.

Vi har tydeligt mærket, at vores kunder ikke er begejstrede, når vi har brug for at udsende nye aftaler til godkendelse og underskrift fx når der indgås aftaler med nye under-underdatabehandlere. Arbejdet er ofte forbundet med unødig gene for jer, når der skal hentes underskrifter fra de tegningsberettigede.

Vi ændrer proceduren
Derfor har vi haft et ønske om at ændre i vores standarddatabehandleraftale således, at selve aftalen ikke skal godkendes skriftligt i  tilfælde af ændringer fremadrettet. I stedet skal vi kunne nøjes med at orientere om ændringer i bilag (med mulighed for indsigelse).

Den første databehandleraftale, og dermed den nugældende, var til godkendelse hos Dansk Fjernvarme og deres eksterne jurister. Derfor har vi også været i dialog med Dansk Fjernvarme omkring den nye databehandleraftale. Imidlertid har Dansk Fjernvarme besluttet ikke at ville bruge ressourcer på at forhåndsgodkende nye databehandleraftaler eller ændringer i de tidligere forhåndsgodkendte aftaler.

Datatilsynet
Heldige må vi også gerne være! Parallelt med vores ønske om mindre bureaukrati omkring administration af databehandleraftaler har Datatilsynet haft deres skabelon til standarddatabehandleraftale til gennemsyn i det Europæiske Databeskyttelsesråd. Den blev vurderet mangelfuld og ikke tilstrækkelig formalistisk. Datatilsynet har derfor efterfølgende tilpasset og opdateret deres skabelon til standarddatabehandleraftale, og den er nu blevet godkendt af det Europæiske Databeskyttelsesråd. Aftalen er offentliggjort som standardkontraktbestemmelser, der herefter er i overensstemmelse med GDPR, art. 28.8, og pr. definition lever op til de formelle krav for en gyldig databehandleraftale, jf. GDPR, art. 28.

På den baggrund besluttede vi at udarbejde en ny standarddatabehandleraftale baseret på Datatilsynets standard. I den sammenhæng skal det nævnes, at Dansk Fjernvarme ikke fremadrettet påtager sig godkendelser af databehandleraftaler mellem aktører og deres kunder.

På webinaret ”Persondata 27. maj 2020”, afholdt af Dansk Fjernvarme, deltog Datatilsynet som indlægsholder og gennemgik de væsentligste punkter fra standarddatabehandleraftalen, og ikke mindst hvordan Datatilsynet fører og tilrettelægger deres tilsyn. På webinaret varslede vi også, at DFF|EDB gerne vil lette kundernes administrative byrder og følge skabelonen.

Fordele

• Ved at benytte Datatilsynets nye skabelon til standarddatabehandleraftale i forholdet 1-1 sikrer vi, at både vores kunder og DFF|EDB selv, er compliant i forhold til databehandleraftalens indhold. Dette betyder, at der ikke kan være tvivl om indhold jf. GDPR-reglerne og dermed Datatilsynets eventuelle tilsyn med databehandleraftaler.
  
  
• DFF|EDB’s kunder har ikke behov for juridisk gennemgang af databehandleraftalen for at sikre overholdelse af GDPR-reglerne.
  
  
• At DFF|EDB, jf. fastsatte frister, orienterer vores kunder om udskiftning eller tilgang af nye underdatabehandlere med mulighed for indsigelser, og uden at dette kræver ny underskrift.
  
  

Hvornår kommer dette til at ske?

Vi vil hen over sommeren udarbejde og udsende de nye databehandleraftaler. Databehandleraftalerne udsendes via mail til elektronisk underskrift af den tegningsberettigede med NemID. Forhåbentlig er det dermed sidste gang, vi skal bede om en underskrift på disse aftaler.

Vi håber I vil tage godt imod den nye aftale, som vil lette alle parter for unødvendig administration og bureaukrati i fremtiden.

Har du spørgsmål omkring databehandleraftaler, er du meget velkommen til at kontakte Henrik Pors på hlp@dff-edb.dk eller tel. 76321250.