Middelfart: Slut med at være lagt ned af manuelle fjernvarmetilmeldinger

Softværkets automatiske tilmeldingsmodul er en uvurderlig løsning for Middelfart Fjernvarme, som lige nu kigger ind i op mod 6.000 fjernvarmekonverteringer. Det betyder nemlig, at de med den store fjernvarmeefterspørgsel undgår at blive overvældet af manuelt tastearbejde.

Middelfart Fjernvarme er i fuld gang med den grønne omstilling og står til at skulle konvertere op mod 6.000 forbrugere til fjernvarme i løbet af de kommende år. Og nu, hvor der for alvor er efterspørgsel på fjernvarmen, skal der indhentes rigtig mange tilmeldinger. Derfor har fjernvarmeselskabet valgt at bruge Softværkets automatiske tilmeldingsmodul.

Mange fjernvarmetilmeldinger på kort tid udgjorde førhen en kæmpe administrativ opgave for Middelfart Fjernvarme, fordi man indsamlede tilmeldinger gennem en formular på hjemmesiden og husstandsomdelte blanketter. Alle oplysningerne, der kom ind, skulle behandles manuelt.

Da man åbnede op for tilmelding til fjernvarmen for 2.000 forbrugere i maj 2021, stod det derfor hurtigt klart, at løsningen med manuelle tilmeldinger ikke længere var holdbar. Der var nemlig enorm opbakning fra de lokale i Strib, Røjle og Vejlby, og allerede i september kunne man melde ud, at fjernvarmen med 1.000 tilmeldinger på 4 måneder nu var en realitet i området.

”Det gjorde, at vi nærmest blev lagt ned i 3 måneder, fordi vi selv skulle taste forbrugernes oplysninger ind i Forsyning|FOF”, fortæller Anne-Mette Fig, som er administrationsansvarlig i Middelfart Fjernvarme.

Kunderne klarer det hele selv

Netop derfor er hun glad for, at Middelfart Fjernvarme nu kan håndtere fjernvarmetilmeldinger automatisk med Softværkets automatiske tilslutningsmodul. Det betyder nemlig, at dagligdagen i administrationen er blevet langt lettere.

”Nu flyder det bare ind med tilmeldinger. Folk klarer det hele selv, og vi skal egentlig ikke gøre andet end bare lige at kontrollere tilmeldingen og derefter tildele oplysningerne til forbrugeren. Det betyder, at der for os i princippet ikke rigtig er noget arbejde i at tilmelde forbrugere længere”, siger Anne-Mette Fig og fortsætter:

”Jeg vil tro, at der kommer i omegnen af 20 tilmeldinger til fjernvarmen om dagen lige nu. Skulle jeg tilmelde hver enkelt manuelt, ville det tage mig mellem 3 og 5 minutter per kunde.”

Det er altså vel at mærke mellem 1 og 1,5 times arbejde, Middelfart Fjernvarme sparer dagligt med den automatiske tilmeldingsløsning. Går man tilbage til marts og april, hvor fjernvarmeefterspørgslen eksploderede i kølvandet på Ruslands invasion af Ukraine, havde billedet dog set noget mere ekstremt ud.

”Det ville simpelthen ikke kunne have ladet sig gøre, hvis vi skulle have håndteret alle henvendelserne og tilmeldingerne manuelt. Det havde ikke været muligt med det mandskab og de ressourcer, vi har. Så de automatiske tilmeldinger har haft en meget reel effekt”, forklarer Anne-Mette Fig.

Hun fremhæver samtidig, at den automatiserede tilmeldingsproces har haft stor betydning for Middelfart Fjernvarmes datavaliditet. Man har nemlig blandt andet tidligere været udfordret med mailadresser, som blev tastet forkert, og ulæselige tilmeldingsblanketter

”Der er bestemt større sikkerhed i de data, vi får nu. Folk validerer deres oplysninger, inden de sender dem ind og skal taste deres mailadresse to gange, så vi er sikre på, at vi det er den korrekte. Det gør en stor forskel i forhold til, hvis vi skulle taste det ind manuelt, for her kan man nemt komme til at lave fejl”, siger hun.

Har stor betydning for kunderne

Det er ikke kun i administrationen, at det automatiske tilmeldingsmodul giver værdi for Middelfart Fjernvarme. At kunderne selv kan tilmelde sig fjernvarme er nemlig god service.

Samtidig er det nemt for Middelfart Fjernvarme at give deres kunder et klart svar på, om de kan få fjernvarme, fordi alle adresserne i fjernvarmeselskabets konverteringsområder er blevet oprettet som passive forbrugere i Forsyning|FOF. Det betyder, at kunden med en simpel adressesøgning kan finde ud af, om fjernvarmen kommer ud til dem.

”Det, vi hører fra folk, er at det er simpelt og nemt at gå til. Jeg tror, at det har stor betydning for kunderne, at det er så enkelt at søge sin adresse frem, se hvornår man kan få fjernvarme og tilmelde sig”, fortæller Anne-Mette Fig.

Tilmelding til e-Boks gør hele processen automatisk

Hun peger også på den integrerede e-Boks-tilmelding i det automatiske tilmeldingsmodul som en værdifuld fordel. Det har nemlig stor betydning, når Middelfart Fjernvarme skal sende kontrakter ud til de mange forbrugere, som har tilmeldt sig.

”Så snart vi går i gang med at sende kontrakter ud, er vi klar til, at kunderne kan signere direkte i e-Boks. På den måde er hele tilmeldingsprocessen jo automatiseret”, siger hun og tilføjer:

”Vi har sendt et brev ud til dem, der tilmeldte sig manuelt i første omgang, hvori vi har bedt dem om at tilmelde sig e-Boks. Vi har jo sparet en hel arbejdsgang og en del på økonomien, når vi bare får tilmeldingen med det samme nu.”