Få dage til Persondataforordningen træder i kraft

Nyhedsoverblik - udvikling i Forsyning|FOF samt status på udsendte databehandleraftaler

I DFF|EDB har det været os magtpålæggende, at yde vore kunder så meget støtte og hjælp som muligt, gennem et langt sejt træk med opgaver i forbindelse med Persondataforordningens ikrafttrædelse den 25. maj 2018.
Der er ydet en stor udviklingsindsats på flere af vore løsninger. Nedenfor vil vi skitsere de hovedemner, der er lavet udvikling til, således forsyningernes politikker i stor udstrækning vil kunne indarbejdes i Forsyning|FOF.

Opdatering til Forsyning|FOF
En stor del af den opdatering, der er frigivet i indeværende uge, indeholder tilretninger foranlediget af EU-Persondataforordningen. Den indeholder ny funktionalitet, og den er nu indbygget, uden at du som bruger vil bemærke det. Der er lavet forskellige tiltag for at kunne leve op til kravene i Persondataforordningen samt den nye Databeskyttelseslov. Der gives blandt andet mulighed for at leve op til de registreredes rettigheder i form af sletning samt anonymisering.
Hvad skal der tages stilling til i Forsyning|FOF?

Oprydning i dokumenter og noter

• EDH-mapper – samtlige EDH-mapper skal gennemgås for at tage stilling til oprydning eller ej. Dette således der kan laves oprydning efter oplysning i forsyningens privatlivspolitik for forbrugere og leverandører
• Noter -  Noter skal man ligeledes tages stilling til behovet for oprydning i. Dette gøres på tilsvarende vis som for EDH.
• Mulighed for at igangsætte oprydningskørsel med udgangspunkt i de valgte indstillinger i de foregående to punkter. Når der vælges oprydning, bliver der mulighed for at opsætte antal år, der skal regnes bagud for sletning. Det er altså individuelt for forsyning til forsyning. Der vil ved denne kørsel blive slettet dokumenter, og forbrugere, der ikke har saldo, vil blive anonymiseret.

(Første gang der køres oprydning, må der forventes lang behandlingstid, da der skal ryddes op mange år tilbage.)

Styring af samtykke  
Der er under forbrugeren oprettet en ny mappe kaldet ”Samtykke”. Denne mappe er til opbevaring og tilbagetrækning af samtykker. Styring af samtykke foregår manuelt.

Skift af password
Der er mulighed for, at den enkelte bruger at skifte password for både adgang til Forsyning|FOF samt til fakturagodkendelse i Forsyning|FOF. Dette er i høj grad med til at øge den tekniske og organisatoriske sikkerhed.

Betalingsaftaler
Muligheden for at lave anmodning om betalingsserviceaftale med Nets for den enkelte forbruger er fjernet. Dette af hensyn til usikkerheden, der altid har været om accept af betalingsaftale, samt de nye krav til samtykke for opbevaring, behandling og udveksling af personoplysninger – herunder CPR-nr.

Dokumenter der bør rettes til:

• Styringstabel skal tilrettes, således der ikke fremgår forbrug for 5 år ved flyttere. De skabeloner, der ligger i Forsyning|FOF, er tilrettede og klar til brug.
• Velkomstbrev skal tilrettes således der henvises til privatlivspolitik.
• Dokumenter med reference til E|Forsyning anbefaler vi at rydde op i, således det kun er på velkomstbrev samt ved ratetræk, at der oplyses brugernavn samt adgangskode.

E|Forsyning
Der er lavet tiltag i Forsyning|FOF således at oplysninger kun sendes til forbrugeradresse. Der sendes ikke kode såfremt opkrævningsadresse og forbrugeradresse er forskellige. når der sendes ratetræk.
 
Alle tiltag bliver indarbejdet i de forskellige vejledninger for vores løsninger i løbet af foråret og sommeren.
 
Status på databehandleraftaler
I begyndelsen af maj måned har vi i DFF|EDB arbejdet med udarbejdelse af databehandleraftaler til vore kunder. Databehandleraftalen har inden udsendelse været sendt til godkendelse hos Dansk Fjernvarme og deres eksterne advokat, Focus Advokater, for gennemsyn. Dette gennemsyn for at sikre vore kunder, at aftalen trygt kan underskrives og samtidig spare jer for tid og udgifter til juridisk gennemgang af aftalen.

Vi har suppleret informationen omkring udsendelse af databehandleraftalerne i vores serviceprogram til vore kunder.
Generelt er udsendelsen med elektronisk underskrift, med digitalsignatur/nøglekort, blevet rigtig godt modtaget af vore kunder. Det har været en god proces, og de kunder, vi har talt med om løsningen, har givet udtryk for en god oplevelse.
Status er, at DFF|EDB har modtaget 230 styk underskrevne databehandleraftaler, hvorfor vi gerne vil opfordre de, der endnu ikke har underskrevet, om at gøre dette hurtigst muligt og inden 24. maj 2018. Dermed vil vi leve op til forordningens krav på dette område.

Såfremt jeres forsyning administrerer andre forsyninger, skal I huske, at der skal udarbejdes en databehandleraftale mellem jer og forsyningen. Også selvom jeres løsning (og dermed jeres kundes data) er hostet i DFF|EDBs hostingcenter. Dette fordi databehandleraftaler skal indgås mellem aftaleparterne direkte. I skal i jeres databehandleraftale redegøre for, hvordan I behandler jeres kundes data mv. I den sammenhæng er DFF|EDB jeres underdatabehandler, og I kan i databehandleraftalen se, hvordan, vi håndterer jeres kundes data

Kurus den 22. og 28. maj (få pladser tilbage)
Vil du gerne have det fulde indblik i, og være helt sikker på, hvordan du håndterer forsyningens vedtagne politikker i forhold til dine løsninger fra DFF|EDB, har du muligheden den 22. og 28. maj. Se kursus beskrivelsen her https://www.dff-edb.dk/nyheder/nyt-kursus-i-haandtering-af-persondataforordningen/.
Såfremt der er ønske om det, og der kan samles minimum 10 personer, kommer vi gerne ud til jer for at holde ovenstående kursus. Kontakt os gerne for nærmere information.

Mere information?

Hvis du har spørgsmål, eller ønsker yderligere information, er du velkommen til at kontakte Henrik Pors